Срок хранения первичных бухгалтерских документов

1. Сроки хранения первичных бухгалтерских документов: где смотреть
2. Сроки хранения первичных бухгалтерских документов: требующие налоговики

Бухгалтеру никак не обойтись без первички. Ибо где иначе он узнает нужную информацию о том или ином хозяйственную операцию. И отразить в бухучете такую ​​операцию без соответствующего документа он не сможет. Не будет законодательных оснований. Законодатели уделили особое внимание первичным документам, четко прописав, в частности, как нужно их хранить и сколько.

Срок хранения первичных бухгалтерских документов учреждения имеют соблюсти. А значит, должны прежде всего знать, как и сколько требуется хранить те или иные документы.

И здесь без Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 № 88 (далее - Положение № 88), не обойтись.

В нем находим, как:

• создать принять первичные документы, учетные регистры, бухгалтерскую отчетность;
• отразить их в бухгалтерском учете;
• их хранить.

А еще - установку: срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и иной отчетности в архиве учреждения определяют по нормативно-правовым актом по вопросам определения сроков хранения документов, утвержденным ЦОИВ в сфере архивного дела и делопроизводства.

Содержание статьи:

Сроки хранения первичных бухгалтерских документов: где смотреть

Таким нормативно-правовым актом является Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5 (далее - Перечень № 578).

Как видно из названия, документ является обязательным для:

• государственных органов;
• органов местного самоуправления;
• бюджетных учреждений и организаций.

Перечень № 578 содержит не только сроки хранения документов в архиве, но и определяет особые условия, которые влияют на их изменение.

Так, сроки хранения бухгалтерских документов нормотровци конкретизировали в примечании к Перечню № 578/5 - см. пункт 2.11. А точнее установили чрезвычайно важное условие, при котором даже тогда, когда срок хранения первичных бухгалтерских документов истек, учреждение не имеет права ни акт на уничтожение бухгалтерских документов составить, ни такие документы изъять и на утилизацию передавать.

Так, в одном случае этого делать нельзя, пока не завершится в органе исполнительной власти, государственном фонде, бюджетной организации, субъекте хозяйствования государственного сектора экономики, предприятия и организации, которые получали средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов или использовали государственное или коммунальное имущество, ревизия органов государственного контроля по совокупным показателям финансово хозяйственной деятельности. Как мы помним, функцию государственного контроля пока возложен на органы Держаудитслужбы.

Перечисленным органам и учреждениям придется хранить первичку и в случае:

• возникновения споров (споров)
• возбуждении уголовных дел;
• открытие судами производства по делам -

до принятия окончательного решения.

Такая Примечание касается почти каждого срока хранения документов бухгалтерского учета и отчетности, содержащиеся подпункт 4.2 пункта 4 «1» раздела I Перечня № 578/5.

В частности, по требованию статей 330, 334, 336, 351 подпункта 4.2 пункта 4 раздела I Перечня № 578/5 должны сохранять 3 года после окончания срока действия договора и обязательно учитывать сроки, определенные примечанием к этим статьям для:

• первичных документов и приложений к ним, является основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых документах;
• договоров, соглашений;
• документов о приемке выполненных работ;
• учетных регистров бухгалтерского учета.

То есть такой срок хранения первичных бухгалтерских документов только при условии завершения ревизии органов Держаудитслужбы.

А вот годовую финансовую отчетность следует хранить в ликвидации учреждения, квартальную - 3 года (при отсутствии годовой отчетности - до ликвидации).

Здесь уместно вспомнить и пункт 6.7 Положения № 88. Он возлагает обязанность обеспечить хранение первичных документов и учетных регистров, прошедшие обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерской и иной отчетности, оформление и передачу их в архив на:

• главного бухгалтера учреждения; или
• лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета.

Сроки хранения первичных бухгалтерских документов: требующие налоговики

Налоговый кодекс Украины (НК) обязывает налогоплательщиков для целей налогообложения вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и / или налоговых обязательств, на основании первичных документов.

В круг таких документов ПК причисляет:

• регистры бухгалтерского учета;
• финансовую отчетность;
• другие документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Если же какие-то данные налогоплательщик подтвердить соответствующим документом с очерченного перечня не может, ПК запрещает ему формировать их как показатели налоговой отчетности.

Учтите, что к первичным документам принадлежит также расходная накладная бланк .

Устанавливает свои требования ПК и по срокам хранения первичных бухгалтерских документов. Обязав налогоплательщиков хранить их (а еще - те, которые связаны с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы):

• не менее 1095 дней - со дня представления налоговой отчетности, для составления которой их использовали;
• из предусмотренного ПК предельного срока представления такой отчетности (пункт 44.3 НК) - в случае непредставления налоговой отчетности;
• до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и / или решения дела судом, но не менее указанных сроков - в случае если они связаны с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства.

К тому же налоговики в своих разъяснениях постоянно подчеркивают, что ПК озвучивает минимальный срок хранения первичных бухгалтерских документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов. То есть по меньшей мере сохраняем их 1095 дней со дня подачи соответствующего налоговой отчетности, а дальше оставляем в архиве, если объявлено процедуру обжалования в случае определения сумм обязательства контролирующими органами.

Резюмируем:

Учреждение имеет соблюсти срок хранения первичных бухгалтерских документов 2017 года, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов - три года. Но это только если налоговики или ревизоры соответствующую проверку в учреждении уже провели. Если же нет - с изъятием и уничтожением придется подождать.

А когда, например, речь идет о годовой финансовой отчетности - должны сохранять ее в ликвидации учреждения.

Похожие

Комментарии